Startup, PME, empresa: Como escolher o seu mobiliário de escritório em 6 passos
Como fundador de uma empresa, gestor de recursos humanos ou gestor de escritório, surge rapidamente a questão da disposição do escritório e da escolha do mobiliário . Mudanças de instalações após angariação de fundos, rápido aumento de equipas que torna os espaços de trabalho ruidosos e pouco otimizados, substituição de peças fundamentais (como a cadeira de escritório) na sequência de dores nas costas referidas pelos colaboradores. Existem muitos motivos para renovar ou recomprar móveis de escritório.
Uma startup é, na sua essência, uma empresa de elevado crescimento cujos recursos financeiros se concentram essencialmente no desenvolvimento do produto ou serviço e no recrutamento de talento.
Além disso, a mesa e a cadeira de escritório costumam ser, inicialmente, o parente pobre dos investimentos. No entanto, todos os estudos mostram isso, incluindo o da Glassdoor: os novos recrutas classificam os móveis em segundo lugar como fator de atração .
Além disso, que opinião tem um cliente se for recebido em condições um tanto complicadas? Todo o problema está aí: optar por móveis de escritório sólidos e estéticos - caso contrário, nenhuma diferenciação de outras startups em termos de Employer Branding - e baratos - porque sabemos que investir grande parte dos recursos em móveis não seria relevante tendo em vista da fase em que a empresa se encontra. Então o que fazer? Quais móveis escolher? A resposta abaixo.
1. Conheça as condicionantes técnicas do espaço
O primeiro passo é saber as medidas dos ambientes que deseja mobiliar. Para isso, um elemento é essencial: o plano ! A melhor opção é ter uma planta em formato DWG, pois permitirá ao arquiteto colocar os móveis em uma planta 2D. Se você não tem um plano em formato DWG, não entre em pânico, um plano com as medidas corretas em formato de papel resolverá o problema.
É importante verificar as medidas que estão mencionadas na planta. Sem ele, você pode acabar com mesas desproporcionais ao tamanho das suas salas. Be My Desk oferece o serviço de medição por arquiteto especializado a um custo menor.
Uma vez obtidas as medidas, você precisa pensar nas partições : quais partições você tem? Você planeja adicionar mais? Você quer que eles sejam fixos ou móveis? Esta análise deve levar a uma contagem das peças que você possui.
A última parte da análise arquitetônica é a escolha dos materiais e da atmosfera geral . Esta é uma fase importante porque irá influenciar na escolha do mobiliário. Por exemplo, você não optará pela mesma base de cadeira se escolher parquet ou carpete. A sede da empresa Le Bon Coin, por exemplo, escolheu um ambiente de mercado de pulgas com espírito vintage, enquanto o Airbnb aposta na hospitalidade e no verde. Finalmente, uma empresa de luxo irá favorecer, por exemplo, acabamentos em cobre, bem como uma atmosfera de status. Ou seja, os móveis devem responder a duas grandes questões: quem acolhemos em nossa casa? Que imagem queremos dar à sociedade?
2. Analise as necessidades de móveis de escritório
O número de posições
A primeira pergunta a fazer é, obviamente, quantas estações de trabalho e para quais equipes. Certifique-se de estar orientado para o futuro, não apenas para o presente. Então a pergunta que precisa ser respondida não é: de quantas vagas eu preciso hoje, mas também daqui a um ano, dois ou três anos? A escolha das instalações e escritórios ocorre frequentemente ao longo de pelo menos 2 anos. Esta reflexão é sustentada por uma escolha em termos de mobilidade: até que ponto pretende aplicar flex office (ou seja, que parte das suas equipas não tem cargo atribuído) versus cargos atribuídos? Quais os impactos esperados da aplicação do teletrabalho e dos turnos na sua organização? etc.
Métodos de trabalho
Depois vem a questão dos métodos de trabalho. Quer incentivar o trabalho entre centros, portanto por projeto? Ou prefere segmentar os espaços por função , sem afastá-los uns dos outros para evitar o famoso efeito “silo”? Quantos espaços você deseja dedicar ao trabalho colaborativo (incluindo reuniões)?
Por fim, além da segmentação por projeto ou por divisão, o espaço também pode ser dividido por temas : sala silenciosa, sala criativa, sala de oficina criativa, sala de descanso, sala de jantar, etc.
Esta reflexão aprofundada deve ser feita desde o início, pois a escolha do mobiliário decorrerá naturalmente dela. Be My Desk oferece um serviço de consultoria de planejamento . Um arquitecto pode, por exemplo, oferecer-lhe uma disposição dos seus espaços de acordo com as suas necessidades, os seus constrangimentos técnicos, as funções das suas equipas, etc.
A fase final desta reflexão envolve o planeamento do espaço: quem colocamos, onde e de que forma? As populações que necessitam de mais arrumação e calma terão posições fixas, ao contrário dos espaços abertos que serão mais povoados por pessoas nómadas ou que não necessitam necessariamente de uma calma olímpica. Para te ajudar nessa reflexão, imagine um dia típico: quem trabalha com quem, em que circunstâncias, etc.
3. Escolha o escritório profissional certo
Os escritórios podem ser caracterizados de acordo com:
- Sua capacidade (1 pessoa, 2 pessoas e mais)
- Sua base (pé em arco, pé em laço, pé em cavalete)
- Sua bandeja (material e cor)
- Seus acessórios (eletrificação, painel de tela)
- Suas opções (retorno, splashback, caixa integrada, etc.)
O escritório simples
Vantagens:
- Modular à vontade: pode ser pequena (120 x 80 cm), média (140 x 80 cm) ou grande (160 cm + largura), a secretária simples adapta-se facilmente aos espaços porque não é volumosa e pode ser colocada ao lado ou em frente outra mesa simples.
- Fácil e rápido de montar
- Leve, tão fácil de mover como desejar
O escritório para várias pessoas
A capacidade dos escritórios para várias pessoas varia de 2 a 6 pessoas. A capacidade do escritório que você escolher depende da análise que você fez previamente. O ponto forte da Inter Offices é oferecer secretárias com pés em madeira maciça, por exemplo, mantendo o preço por posto de trabalho abaixo dos 300 euros.
Vantagens:
- Compartilhe as plataformas e tenha apenas uma estrutura para o mesmo escritório
- O preço por estação de trabalho é geralmente mais barato do que o preço por mesa única. O preço por posto de trabalho da secretária para duas pessoas com base em madeira Giovanni em 140 x 160 cm e electrificação incluída ronda.
- Possibilidade de optar por painéis de tela integrados na mesa, ou sem painel de tela.
- Eventualmente, possibilidade de transformar um escritório para 6 pessoas em escritório duplo ou escritório para 4 pessoas
Mesas de reunião
As mesas de reunião também podem servir como escritórios, principalmente para pessoas que se movimentam muito e, portanto, nem sempre estão no escritório (como desenvolvedores de negócios).
Seja com altura padrão, alta ou ajustável, há muitas opções que podem atender às suas necessidades específicas de uso. As vantagens das mesas de reunião: incentivam a colaboração dependendo do formato e permitem aumentar o número de lugares se quiser maximizar os ambientes.
4. Escolha a cadeira de escritório profissional certa
A escolha das cadeiras é fundamental, principalmente quando se tem que trabalhar muitas horas em uma startup!
Difícil, para não dizer ilusório, encontrar uma cadeira realmente confortável por menos de 180 euros (e acredite, já experimentámos todas). É por isso que a oferta Be My Desk começa nos 200 euros. Quando se trata de escolher uma cadeira, há uma série de opções para você escolher.
5. Integre armazenamento para escritórios arejados
A escolha do armazenamento é feita após uma análise das necessidades das suas equipes. Aos funcionários nómadas serão atribuídos cacifos , enquanto os sedentários preferirão armários e caixas . Existem principalmente 3 tamanhos de armários no mercado de móveis de escritório:
- Armário de escritório com 74 cm de altura (e largura a partir de 80 cm): armários que atingem a altura da secretária;
- Armário de arrumação com 110 cm de altura, permitindo o acesso aos seus ficheiros à altura do assento, sem ter que se levantar sistematicamente;
- Armário de escritório alto, com altura entre 190 e 200 cm, dependendo do modelo.
6. Crie espaços agradáveis
Os espaços habitacionais têm um lugar cada vez mais proeminente nos escritórios. Muitas vezes opõem-se aos espaços de trabalho, mas os funcionários também podem trabalhar lá! Quem nunca viu uma pessoa sentada confortavelmente em um sofá com seu notebook? Ou sentar na cozinha com uma caneca ao lado? Ou até jogar matraquilhos com os colegas? (bem, não estamos mais falando de trabalho, na verdade!).
Todos esses ambientes pertencem ao que geralmente chamamos de espaços de convivência. E não é uma tarefa fácil organizá-los. Porque quem fala poltrona, sofá, mesa de centro, cadeira de cozinha, mesa de cafeteria, também fala preço alto.
