Como organizar uma reunião de trabalho verdadeiramente produtiva ? Em todo negócio é necessário parar periodicamente para avaliar os resultados do trabalho realizado, analisar possíveis melhorias e planejar os próximos passos. O meio mais eficaz é a tradicional reunião de empresa que deve ser organizada de forma racional para otimizar tempo, recursos e também ser útil para o seu propósito. Quem ocupa cargos de liderança tem a tarefa de encontrar o tema central e os objetivos da reunião, identificando os endereços e cuidando do conteúdo (textos, gráficos...).
Este guia detalhado destina-se a quem desempenha uma função especificamente prática e logística. Veja como organizar e gerenciar uma reunião de negócios em algumas etapas simples.
- Escolha e configuração do local
- Equipamento multimídia
- Contate os participantes
- Defina o programa
- Papelaria
- Material informativo
- Pausas para café
- Cachoeira
Escolha de configuração e localização
Um aspecto que não deve ser subestimado na hora de organizar uma reunião de empresa é o local onde ela será realizada. A sala de reunião deve ser reservada com bastante antecedência, o mobiliário e os assentos de escritório adequados devem ser definidos e tudo deve ser planejado para ser adequado ao número de participantes. Se poucas pessoas estarão presentes, é melhor preferir um ambiente aconchegante e não dispersivo, inversamente com um maior número de pessoas é necessário garantir que todos estejam confortáveis ??e não invadam o espaço dos outros. O habitat também deve ser adequadamente climatizado para ser acolhedor e permitir que os presentes prestem a máxima atenção. Se for uma reunião de formação/informação, é melhor escolher os assentos clássicos com prateleira rebatível , voltados para a área de alto-falantes ou para a área de projeção de slides. No brainstorming, porém, a tradicional mesa retangular, circular ou em formato de ferradura é mais indicada para estimular o diálogo e a troca de ideias.
Equipamento multimídia
O apoio de ferramentas tecnológicas é outro elemento fundamental para uma reunião eficaz. Se for uma reunião de atualização, você precisará fornecer um PC, qualquer projetor, tela ou placa eletrônica, microfones e amplificadores. Também será necessário experimentá-los primeiro e ter tudo já montado, conectado e pronto para uso. Numa reunião tradicional, muito provavelmente cada participante utilizará o seu dispositivo pessoal, no entanto é melhor informar-se e, se necessário, fornecer dispositivos versáteis como tablets.
Contate os participantes
Uma reunião não pode ser bem sucedida sem a presença de todas as partes interessadas. O sistema mais simples e funcional para entrar em contato com cada um dos participantes é o convite via email. Método ainda mais prático se você usar aplicativos de calendário para sincronizar compromissos. Desta forma, você pode convocar as pessoas para seus espaços livres. Outro detalhe essencial é a comunicação precisa do dia, horário de início e término da reunião. Para completar, o ideal seria pedir feedback de assiduidade a todos os que foram contactados para poder escolher um plano alternativo caso o número de participantes seja inferior ao esperado.
Defina o programa
Esta etapa pode variar dependendo do tipo de reunião convocada (decisória, analítica, de coordenação, de treinamento, informativa, motivacional). Se o contexto exigir, pode ser útil já estabelecer um cronograma dos temas que serão abordados durante a reunião, já estabelecendo um turno de fala para cada um dos participantes. Desta forma tudo ficará mais rápido, organizado e funcional. Se for uma apresentação de dados ou um novo produto, é aconselhável enviar a todos uma prévia do tema que está no centro da discussão, bem como todas as demais informações necessárias e úteis.
Papelaria
Embora hoje trabalhemos quase exclusivamente em computadores, laptops, tablets ou smartphones, não podem faltar blocos de notas, canetas, lápis, folhas de papel, eventualmente marcadores, etc. No caso de reuniões promocionais que envolvam a participação de potenciais clientes ou clientes, o material em questão pode ser personalizado com o logótipo da empresa. Desta forma, os acessórios de escrita também servirão como lembranças do encontro.
Material informativo
Mesmo que o programa da reunião tenha sido enviado anteriormente em formato digital, é uma boa ideia ter à mesa algumas pastas contendo o material informativo dos slides, eventuais folhetos e fichas de resumo.
Pausas para café
Oferecer um momento de refresco aos participantes de uma reunião é muito importante para permitir uma pausa para o café durante uma reunião particularmente longa ou no final de uma reunião para permitir aos presentes passar mais alguns momentos e socializar. A regra fundamental é evitar alimentos pesados ??ou inadequados para o contexto. Por isso, prefira produtos frescos, leves e energéticos, para permitir que as pessoas retomem o trabalho sem se sentirem pesadas ou letárgicas.
Cachoeira
Muitas vezes é um detalhe esquecido e deve ser diferenciado dos tipos de conforto oferecidos durante o intervalo para o café. Cada participante da reunião deve ter pelo menos uma garrafa de água e um copo sobre a mesa para matar a sede enquanto ouve ou espera a sua vez de falar. Para estar seguro, é melhor ter água com e sem gás. Alternativamente, você também pode ter jarras de água, o que certamente é uma solução mais elegante, mas muitos podem preferir embalagens lacradas para maior higiene.
