Um bom planejamento de todas as atividades que acontecem no escritório permite que você avance muito no seu trabalho, auxiliando-o na realização dos seus projetos. Então, como podemos melhorar a organização no escritório para não incorrer em atrasos ou evitar eventos inesperados e incômodos que fazem com que um prazo acabe após o outro?
Aqui estão nossas sugestões para melhorar a organização do escritório:
- Dicas para controlar prazos e entregas
- Dicas para organizar documentos no escritório
- Móveis essenciais para arquivos
- Dicas para organizar e manter sua mesa arrumada
Compreender a importância dos prazos é essencial para uma boa gestão do tempo de trabalho . Para estabelecer o que vem primeiro e o que pode ser feito depois, é necessário planejar um cronograma de compromissos e atualizá-lo continuamente ( revisando-o e corrigindo-o ).
Lembre-se que para que um prazo seja cumprido ele deve ser uma prioridade não só para você, mas para todas as pessoas que interagem na obra. Portanto, é importante entender também as prioridades das outras pessoas , para garantir que o seu prazo se encaixe nelas e receba a atenção necessária.
Organização do tempo
Desenvolver um cronograma de prazos não significa criar uma lista quilométrica . Uma lista muito longa pode facilmente se transformar em uma lista de coisas que nunca serei capaz de fazer ! E todas aquelas tarefas que ficam dias a fio só geram estresse. Se o seu objetivo principal for complexo, você pode dividi-lo em vários subobjetivos e decidir como e quando eles devem ser abordados.
Um excelente software para organizar essas listas é Todoist , um aplicativo web para smartphones e desktops, para organizar as atividades diárias e colocar ordem em todas as tarefas diárias . É uma ótima maneira de acompanhar projetos e tarefas profissionais, fazer listas e colaborar no trabalho.
Você precisa de uma ferramenta que lhe permita anotar suas ideias a qualquer hora do dia? Você está trabalhando em um projeto e tem uma intuição que deseja consertar antes que ela desapareça? Você encontra um artigo na web que lhe interessa? Evernote é o aplicativo online que permite organizar suas notas digitais, recortes de páginas da web e endereços úteis em cadernos dedicados a tópicos individuais.
Como gerenciar prazos e entregas
Se você tem prazos, sejam eles pequenos ou grandes, não pode confiar apenas na memória ou na caneta e no papel. A tecnologia pode facilitar a organização de compromissos, estabelecer prazos para diferentes tarefas e gerenciar toda a carga de trabalho para você, sem ter que guardar tudo na cabeça ou em planilhas que correm o risco de se perder. A escolha de um software que possa acelerar o seu trabalho irá ajudá-lo a organizar melhor o faturamento, o planejamento do fluxo de trabalho e o arquivamento.
Para gerenciar comunicações e contatos com colegas , mesmo distantes, você precisará utilizar uma ferramenta para enviar mensagens a qualquer pessoa dentro ou fora da sua organização. O Slack é uma ótima ferramenta que facilita a conexão com seus colegas e permite que você colabore como faria pessoalmente .
Para melhor acompanhar seus projetos, porém, você pode recorrer ao uso de quadros de avisos eletrônicos , com os quais você pode ler e escrever mensagens eletrônicas para outros usuários. Trello , por exemplo, é um software que ajuda você a gerenciar todas as etapas necessárias para concluir seu trabalho, atribuindo tarefas e definindo cronogramas de forma simples e intuitiva.
Dicas para organizar documentos no escritório
A preservação de documentos é uma actividade a ser gerida em papel ou digitalmente ? Embora as vantagens da digitalização sejam indiscutíveis, deve sempre escolher a solução mais eficaz com base nas suas necessidades.
Uma das maneiras mais seguras de salvar dados é usar um banco de dados remoto ( nuvem ), para que você não precise armazenar documentos no disco rígido do seu computador ou em outros dispositivos de armazenamento que correm o risco de serem danificados.
Algum exemplo?
- Google Drive
- Dropbox
- iCloud para Apple
- Amazon Drive
A nuvem ajuda você a arquivar arquivos , mas também a compartilhar o trabalho com colegas, tendo sempre tudo o que você precisa com você. Na verdade, a nuvem pode ser acessada de todos os dispositivos. Basta conectar-se ao site ou ter o aplicativo e você poderá acessar seus arquivos em qualquer lugar.
Se o seu arquivo não for totalmente digital, você terá que gerenciar documentos em papel e eletrônicos ao mesmo tempo. Então, como você pode organizar planilhas de faturas, contratos e pedidos de compra para que não se tornem uma bagunça da qual você não consiga se livrar?
Sugerimos três passos simples para gerenciar um arquivo em papel .
- Coloque documentos em arquivos . Selecione documentos que possuam elementos semelhantes e agrupe-os em pastas, organizando-os cronologicamente. Dê um nome a cada pasta. Por exemplo, toda a documentação relativa ao seu pessoal de escritório pode ser coletada na pasta Arquivo Pessoal.
- Organize os arquivos em ordem alfabética/numérica . Uma vez criados os arquivos, você deverá ordená-los para que a busca pelos documentos (ou a triagem dos papéis consultados que precisam ser recolocados em seus lugares) seja simples e rápida para todos.
- Divida as pastas por ano . Reúna os arquivos em classificadores maiores e divida-os por ano, para facilitar sua localização.
Móveis essenciais para arquivos
Pastas e arquivos precisam de espaços físicos para serem alocados. Recomendamos roupeiros para os primeiros e armazéns com estantes para os segundos. Mas cómodas e outros acessórios de decoração também podem ser úteis para a organização inicial de documentos .
Dicas para organizar e manter sua mesa arrumada
Uma mesa organizada ajuda você a trabalhar com mais rapidez e eficiência, transmite a sensação de ter tudo sob controle e ajuda a reduzir os níveis de estresse.
O primeiro passo para ter uma estação de trabalho organizada é aprender a manter afastado o labirinto de cabos de alimentação , que criam grande confusão.
A segunda é organizar sua mesa com todas as ferramentas de trabalho . Para dividir suas ferramentas comerciais e criar um ambiente organizado você pode usar contêineres . Algum exemplo? Porta-canetas, pastas para documentos e um esvaziador de bolso (para clipes, post-its e pendrives) ajudam a evitar a confusão criada por objetos espalhados por todos os lados.
Para uma mesa arrumada e organizada, você não pode prescindir de uma cômoda . Na verdade, você só deve manter os objetos necessários na mesa de trabalho. Para o resto do material, que ainda quer manter ao seu alcance, utilize as gavetas. Organize-os de forma racional e mantenha-os em ordem para encontrar rapidamente o que precisa.
Manter a ordem sistematicamente
O mais simples a fazer para ter sempre a sua secretária em ordem é ser constante e rigoroso na manutenção da ordem depois de arrumada.
No final do dia, separe as coisas que foram usadas.
Lembre-se que uma mesa arrumada o ajudará a se concentrar com facilidade e tornará as horas passadas no escritório mais agradáveis.
