Como montar um open space: 6 dicas de especialistas
Na inter Offices você recebe dicas de como montar o seu escritório de forma harmoniosa e confortável para todos os colaboradores.
Como montar um open space em uma empresa? Configurar um espaço aberto num espaço de trabalho é muitas vezes uma escolha económica para as empresas, porque poupa espaço significativo. Mas organizar adequadamente um espaço aberto não é tão fácil.
Na Inter Offices aconselhamos frequentemente os nossos clientes na fase de seleção do mobiliário de escritório com vista à montagem do seu futuro open space. Afirmamos que o desenvolvimento de um open space não deve ser pensado em detrimento da eficiência e da produtividade no trabalho, e que essa eficiência depende sobretudo do bem-estar dos seus colaboradores .
Num espaço partilhado com outros colaboradores, conseguir manter uma relativa calma para evitar, se não limitar, fontes de desconcentração, é uma das questões prioritárias. Se um open space pode rapidamente tornar-se num espaço de trabalho stressante , existem 6 dicas para transformar um open space num espaço de trabalho partilhado agradável e produtivo.
Aqui estão 6 dicas muito práticas para guiá-lo em seu layout de espaço aberto de sucesso.
1. Divida seu espaço aberto em zonas
Coloque os funcionários certos nos lugares certos
Está comprovado! As empresas mais produtivas são aquelas que conseguiram organizar as suas instalações pensando sobretudo nas possíveis sinergias entre os seus colaboradores. Como tal, quanto maior e mais completo for o projeto de desenvolvimento, mais aconselhamos a criação de um plano de desenvolvimento 2D ou 3D para melhor planear a criação dos seus diferentes espaços. Muitas empresas oferecem esse serviço. Esse trabalho permite localizar de forma inteligente seus funcionários em um plano de layout de escritório , ao mesmo tempo em que projeta a viabilidade pensando antecipadamente na escolha do mobiliário para o open space . Como tal, convidamo-lo a não colocar os seus colegas de costas para uma janela, para evitar reflexos no ecrã, nem atrás de uma porta, pois os movimentos seriam um factor de desconcentração.
Um open space numa empresa é um local concebido para promover a comunicação entre os colaboradores. É por isso que aconselhamos que você reúna seus colegas por equipe de projeto. Tenha em mente que além de 10 funcionários por grupo , isso pode ser prejudicial em termos de concentração e espaço para cada funcionário. Por fim, não se esqueça de identificar as diferentes áreas com sinalização , isso ajudará muito os seus colaboradores a encontrar o contacto interno certo!
Planeje o fluxo do tráfego
Para criar um futuro espaço aberto e de fácil circulação, é necessário primeiro criar áreas que servirão de passagem: perto de banheiros, entradas de salas de reuniões, cabines de isolamento. Entre as zonas de passagem e os espaços de trabalho, não hesite em posicionar móveis de arrumação até 110 cm de altura, painéis acústicos e plantas, que mais uma vez permitirão dividir adequadamente os espaços mas também proteger a privacidade e o conforto dos seus equipes.
2. A escolha dos móveis: neutralidade e pequenos volumes
Opte por cores neutras ou pastéis
Num futuro projeto de design de open space, as cores do mobiliário de escritório que escolher terão um impacto mais ou menos significativo na concentração dos seus colaboradores .
O segredo das startups que criaram com sucesso um espaço aberto? Tendo permanecido neutros em termos de cor na escolha do mobiliário de escritório. Evite ao máximo cores fluorescentes ou berrantes (como vermelho profundo ou roxo, por exemplo) ou cores particularmente escuras.
Uma regra fácil de seguir na hora de selecionar seus móveis é optar por cores neutras ou claras .
Tons de branco e pastel podem não agradar você imediatamente, mas garantem que seus funcionários fiquem mais focados por mais tempo. O ambiente visual não fica assim poluído e as cores suaves perturbam menos a concentração .
Cores que imitam materiais naturais como a madeira são uma excelente opção para escritórios em open space. Tenha sucesso na disposição do seu open space selecionando modelos de bancada open space imitando cores naturais para o seu tampo, como este banco Igo U com tampo em carvalho claro, para 2 , 4 ou 6 funcionários; também disponível em branco.
Prefira móveis baixos para criar espaços arejados
9 armários Lato Cube com fechadura com chave, crachá ou código, fabricação italiana
O open space é um local que reúne diversas secretárias e mobiliário adicional. O espaço de trabalho pode ficar saturado facilmente. A adição de armários de escritório ou móveis para armazenamento de arquivos e suprimentos intensifica essa saturação.
Um espaço de trabalho visualmente arejado reforça psicologicamente a sensação de trabalhar em um local agradável e não sufocante, pensado pelos gestores para o bem-estar pessoal dos colaboradores . Tarefas tediosas e demoradas já são dolorosas; o ambiente de trabalho em que um funcionário trabalha deve permitir-lhe escapar facilmente destas microtarefas.
Coloque seu diferente móveis de arrumação ao longo das paredes para dessaturar o espaço e assim criar uma circulação fluida entre os funcionários. Não se esqueça de adicionar armários nos quais seus funcionários possam guardar seus pertences pessoais, principalmente se você utiliza escritório flexível!
3. Reduza o nível de ruído do espaço aberto com móveis acústicos
A coisa mais perturbadora em um espaço aberto é o que os especialistas em planejamento espacial chamam de picos ou picos de ruído . São sons isolados e repetitivos, bastante curtos, que constituem uma fonte de ruído perturbadora para os ouvidos. Infelizmente são inevitáveis : cliques indesejados no mouse do escritório, no teclado do computador, toques telefônicos repentinos... O desafio é equalizar o ruído ambiente no espaço aberto , para torná-lo homogêneo e harmonioso. Então, como você pode reduzir o ruído, concretamente?
Posicione divisórias acústicas nas mesas
Existem muitos escritórios na Internet, mas poucos são realmente adequados para uso em espaços abertos. Para mesas duplas, mesas para quatro pessoas e até mesas para seis pessoas, escolha modelos de mesa que tenham uma divisória central.
Com efeito, a divisória central é muitas vezes feita de materiais que absorvem o ruído envolvente de ambos os lados do escritório, como o tecido revestido microperfurado (a perfuração permite uma redução de decibéis) ou mesmo a cortiça (um material natural conhecido por ser excelente em absorção de ruído) . Além disso, a escolha de uma parede divisória permite isolar-se visualmente do vizinho do escritório em frente e reforça a privacidade visual .
Anexe painéis acústicos para equalizar o som ambiente
Seja para pendurar na parede ou no tecto – e muitas vezes as soluções são híbridas – as empresas francesas ainda estão bastante hesitantes . Porém, esse tipo de mobiliário é muito eficaz na redução da poluição sonora em um open space corporativo.
Ao lado dos painéis para pendurar ou suspender, existem painéis sobre pés para posicionar no espaço aberto. Modulares, têm a vantagem de poder absorver as ondas sonoras, distinguir os diferentes espaços que compõem o seu open space mas também isolar visualmente os seus colaboradores, preservando assim a sua necessidade de privacidade.
Por fim, pense no revestimento do piso do open space. A escolha de um carpete suficientemente grosso ajuda a reduzir o ruído dos móveis rolando em sua superfície, principalmente cadeiras de escritório e caixas de armazenamento colocadas perto de mesas.
4. Ofereça flexibilidade e mobilidade às suas equipes,
A inseparação entre escritório flexível e móveis modulares
Se você é fã do flex office, considere integrar móveis modulares em seu open space que permitam que suas equipes organizem e reorganizem os espaços de acordo com suas necessidades atuais.
Suas salas de reunião já estão todas ocupadas e você precisa fazer um brainstorming em equipe sobre um assunto, não tem problema, a gente empurra as mesas, tira os quadros móveis e vamos lá!
Escolha uma variedade de móveis para atender a uma variedade de usos
Um espaço aberto é um lugar coletivo onde os indivíduos devem acima de tudo se expressar . A organização adequada do seu espaço aberto permite que seus funcionários se sintam confortáveis ??enquanto compartilham um espaço de trabalho comum. Um layout de escritório é considerado sustentável e bem-sucedido, desde que as pessoas que o ocupam tenham a impressão de manter um certo grau de privacidade.
Se, regra geral, os colaboradores gostam tanto do teletrabalho, é em parte porque oferece aos colaboradores a possibilidade de alternarem o cargo e o local de trabalho em função da tarefa que desempenham.
As mesas sit-stand , ainda pouco comuns em França, mas populares nos Estados Unidos, na Holanda e na Escandinávia, são uma excelente opção para reforçar a mobilidade e, consequentemente, a saúde dos seus colaboradores. Além disso, estudos comprovaram a correlação entre mobilidade e produtividade , por isso não hesite mais!
Mesa dupla Merlin com altura regulável!
Dê aos seus funcionários a oportunidade de escapar do escritório para poderem se concentrar, trabalhar em outro contexto e em outro lugar que não seja uma sala de reuniões convencional .
Multiplique os espaços onde os seus colaboradores podem sentar-se confortavelmente para realizar tarefas que exijam maior ou menor concentração: em sofás , em pufes com tablets , em poltronas acústicas , alcovas ou mesmo em cubículos , como a cabine francesa para 2 , 4 ou 6 pessoas . Fabricadas em França, estas cabines sobre rodas podem ser utilizadas tanto no interior como no exterior!
5. Vegetação e decoração para um espaço aberto e aconchegante
Cada vez mais funcionários expressam a necessidade de estar mais próximos da natureza . Além de ter um efeito calmante, convidar a natureza para o seu espaço aberto aumenta a motivação e o apego ao seu negócio.
Na Inter Offices oferecemos-lhe uma coleção de plantas 100% naturais, sem necessidade de manutenção e com propriedades acústicas de divisórias para colocar em secretárias, painéis de parede com painéis de escrita e espelho a condizer, painéis nas pernas ou para o teto.
6. Antecipe o gerenciamento de hardware de TI
A escolha do equipamento de TI é obviamente estratégica nos negócios. Mas a disposição deste equipamento é igualmente importante, tendo em vista a criação de um open space . Um espaço aberto deve ser percebido internamente, pelos seus colaboradores, como um local coletivo acolhedor . A este respeito, o sociólogo Alain D'Iribarne, Diretor de Investigação do CRNS, explicou no seu trabalho sobre o bem-estar nas empresas, a importância muitas vezes subestimada dos equipamentos informáticos, e mais precisamente da gestão do seu aparecimento nos espaços de trabalho.
Na verdade, não há nada pior do que cabos espalhados pelo chão ou visíveis ao longo da estrutura do escritório. Aconselhamos ocultar cabos de computador e réguas de energia em mesas equipadas com escotilha de acesso com canal , duto de cabos ou recorte .
Encontramos este sistema de ocultação de cabos em diferentes modelos de mesas, sejam mesas individuais , múltiplas ou mesmo mesas de reunião .
