9 passos para uma mudança empresarial de sucesso

9 passos para você aprender a mudar o seu escritório e ter sucesso como um ambiente inovador para o seus móveis para escritório.

A mudança de empresa é um passo importante e sensível na evolução de uma empresa, seja qual for o motivo pelo qual a sua empresa está a considerar mudar-se. Suas instalações são muito grandes e/ou muito caras ? Ou, pelo contrário, as suas instalações tornaram-se demasiado pequenas devido ao seu forte crescimento? Sua empresa está se fundindo com outra? Ou, de uma forma mais geral, as suas instalações tornaram-se inadequadas à sua cultura corporativa e de gestão , tendo em conta os novos métodos de trabalho incentivados pelo teletrabalho e a necessidade de encontrar espaços coletivos propícios ao intercâmbio e ao encontro?

Be My Desk pensou nos diferentes passos fundamentais para você mudar de escritório com sucesso e a palavra-chave será organização. Com efeito, um projeto de relocalização empresarial bem organizado pode representar uma verdadeira alavanca de crescimento, tanto a nível funcional como humano . Porque os seus colaboradores também merecem estar no centro do projeto de relocalização da sua empresa, para que seja um sucesso total.

Encontre novas instalações
Negocie e assine seu novo contrato de locação comercial e, em seguida, encerre o contrato atual
Informe seus funcionários de forma eficaz
Crie um plano retro e uma equipe responsável e embaixadora da mudança
Antecipe o layout de seus futuros escritórios e possíveis trabalhos futuros
Decida a situação do mobiliário de escritório: manter? mudar ? recuperação de móveis?
Como selecionar a empresa de mudança certa?
Prepare sua mudança de endereço com cuidado
Faça um inventário dos seus ativos de TI

1. Escolha corretamente o seu novo local de negócios

Vamos começar a lista de verificação de movimentação de negócios juntos! Faça com que o seu projeto de transferência de empresa seja um sucesso, identificando novos locais comerciais a um bom preço. Para isso, é importante direcionar bem suas pesquisas.

A localização geográfica das suas instalações

Defina a sua área de pesquisa: não ligue apenas para imobiliárias especializadas. Procure também ajuda de players locais ou Startups especializadas no setor: prefeitura, CCI, anúncios de locação profissional em jornais, rede pessoal, sites especializados em imóveis profissionais geolocalizados. Isole a área geográfica alvo e obtenha os números de volume de negócios dos seus concorrentes e os números-chave da área (população, CSP) das câmaras de comércio ou do INSEE. Realizar trabalho de campo: contar o fluxo de pedestres, automóveis, transporte público, etc.

Embora por vezes possa ser tentador informar o seu actual senhorio da sua vontade de se mudar e abandonar as instalações actuais, aconselhamo-lo a fazê-lo apenas depois de ter assinado o seu novo contrato de arrendamento, para não correr o risco de o seu negócio deixar de funcionar. tem alguma premissa! Mas voltaremos ao aviso mais tarde.

Qual é o principal uso da minha sala de reuniões? Organiza reuniões mais formais com possivelmente visitas a clientes, ou melhor, conferências e formações, ou workshops e workshops de brainstorming, ou mesmo reuniões rápidas e informais?
Quanto espaço você tem no total para este espaço de reunião? As divisórias são móveis e modulares?
Quantas pessoas você deseja acomodar lá?

Startups, PMEs: algumas empresas facilitam a procura de novos escritórios

A procura de novas instalações para alugar pode revelar-se particularmente complexa, especialmente nas metrópoles: restrições de espaço, orçamentais, geográficas, de acessibilidade, etc. Atores franceses emergentes, como as startups Volum ou Leosquare, especializaram-se na procura de aluguer de escritórios para Startups e PMEs. , e até permitir que estas empresas mudem rapidamente para os seus novos escritórios, beneficiando de contratos flexíveis.

Defina seu orçamento-alvo

O custo de uma mudança de negócios também depende do orçamento-alvo alocado. Estimar um orçamento é fundamental, principalmente nas metrópoles, onde os imóveis em determinadas áreas são muito caros. Outros elementos como acessibilidade, segurança e configuração do espaço permitir-lhe-ão ordenar rapidamente as diferentes ofertas, com base no seu valor de aluguer. Lembre-se que o aluguel cobrado não deve ser igual ou superior ao valor da folha de pagamento. Deve ser inferior!

Visite e compare os diferentes estabelecimentos comerciais selecionados

Visitar potenciais novas instalações é essencial. Estude a superfície exacta e a composição das instalações (piso, rés-do-chão, cave, etc.) utilizando as plantas que lhe permitirão antecipar a viabilidade técnica do projecto. Anote as suas dúvidas e depois visite entre 3 e 5 locais na mesma área geográfica para comparar o valor do aluguer. Aconselhamo-lo a recorrer a um especialista em promoção imobiliária para analisar detalhadamente o valor dos imóveis comparados.

Mesa que se transforma em quadro de escrita Moving Table .

2. Negocie, assine o seu novo contrato de arrendamento e encerre o arrendamento das instalações atuais

Como negociar corretamente

A negociação e assinatura do novo contrato de arrendamento são etapas essenciais em qualquer projeto de relocalização empresarial . Construa o seu argumento de negociação analisando escrupulosamente os pontos fortes de cada local visitado. Que ambiente de lojas circunda o espaço comercial? Quais são os aluguéis médios na região? Qual é o nível de dilapidação? Qual é a natureza de qualquer trabalho a ser realizado?

Certas partes de um contrato não podem ser negociadas: duração do arrendamento (3 a 9 anos), estabelecimento de inventários de entrada e saída. Mas outras cláusulas podem ser negociadas. O objetivo é conseguir alugar ao melhor preço. Depois vem a assinatura do contrato de arrendamento comercial. A partir desta data, você deverá informar imediatamente seus colegas. Aqui está parte dessas cláusulas:

Aluguel mensal e anual
Prazo de pagamento
O depósito de segurança
Trabalho a ser realizado pelo inquilino
Os termos de transferência ou rescisão do arrendamento

Respeite o prazo de pré-aviso para o arrendamento comercial das suas actuais instalações

Para evitar surpresas desagradáveis, releia atentamente o contrato de locação que o vincula ao seu locador atual. Como tal, o prazo de pré-aviso a respeitar para um arrendamento comercial é geralmente de 6 meses, a contar da data de início de ocupação das instalações para uso profissional. Porém, acontece que este prazo é menor ou maior dependendo das condições previstas no seu contrato, ou mesmo negociável em determinadas circunstâncias, consulte o seu locador!

Assim, pelo menos 6 meses antes da data prevista para a mudança, comunicará ao seu locador a sua vontade de abandonar o local ocupado pela sua empresa, quer por carta registada, quer por escritura de oficial de justiça.

Mesa Gripeco e cadeira Kabi Fab

3. Informe e envolva seus funcionários sobre a mudança planejada

Passo essencial em qualquer mudança de empresa : informar os colaboradores! Você provavelmente já sabe: a circulação de informações nas empresas é crucial. Quando a gestão toma a decisão firme de mudar de instalações, é importante que o departamento de Recursos Humanos, o Departamento de Pessoal ou de Comunicação, incluindo também os representantes do pessoal, desenvolvam em conjunto uma estratégia de gestão da mudança para aumentar a sensibilização, mas acima de tudo inclua os funcionários no projeto de mudança de instalações. O desafio é fazer com que os seus colaboradores se sintam envolvidos para que eles próprios realizem este projeto impulsionando uma dinâmica positiva.

Algumas ideias para preparar psicologicamente seus colaboradores para a mudança de escritório:

Crie um calendário de comunicações para cada Hub, em cada etapa da mudança.

O objetivo é sensibilizar os colaboradores material e psicologicamente para a mudança para novas instalações. Também pode ser aberta uma unidade dentro de Recursos Humanos, para responder, em entrevistas individuais, dúvidas, ou mesmo relutâncias, ligadas ao projeto de relocalização da empresa.

Se possível, organize uma visita guiada às novas instalações, para ajudar as equipas a planearem o futuro.
Comunique-se com a maior regularidade possível sobre o andamento dos trabalhos de mudança, a fim de envolver suas equipes neste grande projeto
Crie um concurso de ideias, uma caixa de sugestões, de forma a integrar totalmente os colaboradores no projeto. Prove a eles que suas melhores ideias foram mantidas (fotos de layout de apoio, comunicações internas, etc.)
Segmente estrategicamente o nível de apoio aos colaboradores: é necessário um apoio privilegiado aos colaboradores para quem a mudança de localização geográfica irá criar um aumento considerável no tempo de transporte, ou mesmo no custo.
Tranquilize seus funcionários sobre os possíveis impactos de um novo endereço no contrato de trabalho

Desenvolvimento das instalações da La Française des Jeux, pelo nosso grupo Cider

4. Crie um retroplano vinculado ao projeto de mudança do seu negócio

Defina o prazo para as diferentes etapas

Para organizar uma mudança de empresa, é importante desenvolver o checklist de mudança de empresa . A data de assinatura do novo contrato de arrendamento comercial permite planear a mudança do seu negócio a partir de uma data fixa. Agora que tem visibilidade do prazo de pré-aviso das actuais instalações e do contrato que rege o novo arrendamento comercial, pode elaborar o caderno de encargos, incluindo as diferentes tarefas e a sua sequência.

Você pode criar um backplan listando as tarefas obrigatórias. Você pode classificá-los de acordo com a organização ou tempo de implementação, de acordo com sua natureza (administrativa, humana, logística). Isso permite que você se concentre e priorize as tarefas mais demoradas ou importantes no início.

Nomeie alguém responsável pela mudança

Dependendo do tamanho da sua empresa, você precisará designar o responsável pela mudança por departamento ou equipe. Ele será um coordenador do gerente de negócios ou do gerente de operações. Esta pessoa coordenará todas as operações de acordo com o cronograma previamente definido. Isso permite aliviar a carga de trabalho de todos e responsabilizar cada divisão por garantir o bom andamento da mudança.

Layout dos espaços de trabalho da empresa Harmonie, com bancada Nápoles com base em madeira maciça

5. Defina o tipo de layout dos seus futuros escritórios

Mudar as instalações da sua empresa pode ser uma oportunidade para rever o layout completo dos seus escritórios. Os seus escritórios estão organizados de acordo com determinados métodos de trabalho e convém questionar os seus métodos de trabalho atuais, bem como os seus hábitos organizacionais e de gestão, de forma a garantir que as suas necessidades e desejos não mudaram desde então.

Como funcionam suas diferentes equipes? Quais são suas necessidades e desejos? Com o aumento do teletrabalho, precisa de criar locais mais informais e participativos para se reunir e expressar? ou pelo contrário, espaços de silêncio e concentração? E como você pode integrar esses espaços no seu set? Tenha em atenção que Be My Desk, graças à sua dedicada equipa de projecto e à sua rede de arquitectos parceiros, pode oferecer-lhe soluções de desenvolvimento chave na mão, desde a criação de plantas 2D e 3D, até à análise dos seus usos e hábitos de gestão, na secção de mobiliário. , com a criação de um conceito criativo.

6. Opte pela melhor opção em termos de mobiliário

Decore seus escritórios com móveis que motivem suas equipes

Muitas empresas contactam-nos antes da sua mudança, para organizarem os seus novos escritórios. Você deve manter ou renovar seus móveis? Aqui estão as perguntas certas que você deve fazer antes de mudar de local:

Qual é o estado geral do mobiliário atual?
A sua mudança ocorre após uma reorganização de equipes ou um aumento no número de funcionários?
Que restrições de espaço impõem as suas novas instalações? As suas futuras áreas de espaço aberto são semelhantes ao que eram anteriormente?
O seu mobiliário de escritório atual traduz as suas novas ideias de design em realidade? Por exemplo, permite-lhe criar os espaços coletivos acolhedores e dinâmicos com que tanto sonha?

2 opções são então apresentadas a você. Se você mantiver suas linhas de móveis atuais, certifique-se de que a compra de móveis adicionais corresponda em termos de uso, estilo e cor aos seus móveis atuais. Não quebre a harmonia de cores ou estilos de móveis. Se pretende principalmente renovar o seu mobiliário de escritório, certifique-se de que as gamas de mobiliário escolhidas respondem às restrições de utilização e funcionalidade exigidas pelo trabalho dos seus colaboradores.

Organize a recuperação do seu antigo mobiliário de escritório

Se optar por substituir todo ou parte do seu mobiliário de escritório, saiba que é possível organizar a recuperação do seu mobiliário antigo, nomeadamente graças à sólida parceria criada pela Be My Desk.

Como parte de uma abordagem de RSE transparente e comprometida, recuperar o seu mobiliário antigo tem várias vantagens:

Econômico: dependendo do estado do seu mobiliário de escritório, ele pode ser atualizado
Doações: se estiverem em bom estado, os móveis devolvidos podem posteriormente ser redistribuídos às associações, dando-lhes uma segunda vida
Reciclagem: se estiver degradado, o móvel pode ser reciclado

7. Como selecionar a empresa de mudanças certa para o seu negócio?

Você criou seu cronograma de ações a serem tomadas usando nossa lista de verificação de mudanças corporativas . Identificou portanto a data ideal em que pretende deslocar todo o seu equipamento. Basta escolher a empresa de mudanças ideal!

Pergunte o que o valor total da cotação inclui

O primeiro passo é reunir diversas citações de transportadores profissionais do setor terciário. Geralmente, as empresas oferecem-se para ir ao local, às futuras instalações, para produzir as especificações necessárias à elaboração de um orçamento. Algumas empresas não se incomodarão.

As diferenças de preço que você observará de uma cotação para outra geralmente vêm da distribuição de tarefas entre você e a empresa de mudanças. Verifique os seguintes elementos para cada orçamento recebido, para entender o que será coberto ou não:

Encaixotamento, embalagem, desembalagem e recuperação de caixas: algumas empresas não voltam a aceitar a devolução de caixas não embaladas, nas suas propostas de preços
Desmontagem e remontagem de móveis de escritório: utilize empresas especializadas em mudanças comerciais para garantir que os instaladores tenham experiência em móveis de escritório
Gestão de equipamentos informáticos e móveis frágeis, pesados ??ou volumosos, que necessitem de equipamentos de transporte adequados
Reserva e confirmação de autorizações de estacionamento e descarga junto à Câmara Municipal da cidade ou distrito onde se instala
Antecipe a instalação dos móveis: do que o elevador ou monta-cargas pode cuidar? Antecipe também o volume da escada, para garantir que os móveis maiores possam ser transportados

Mesa de reunião Usoa com base gráfica e cadeiras Aia a condizer

Tipos de seguros e serviços adicionais oferecidos

Em qualquer projeto de mudança empresarial , pode ocorrer acidente de transporte ou danos a parte do equipamento. O seguro dos seus bens profissionais, que deve fazer parte das cotações, geralmente é baseado no cálculo do volume dos seus bens, estabelecendo assim uma remuneração fixa por metro cúbico. Aconselhamos também a contratação de um seguro ad valorem: dependendo do valor declarado da sua mercadoria (comprovante da fatura de compra!), a indemnização será ajustada.

Algumas empresas oferecem a entrega de caixas vazias ou até mesmo suprimentos (marcadores, plástico bolha, etc.) sem custo adicional. Existem também ferramentas de logística, que permitem criar um checklist ou um calendário para verificar se a mudança cumpre os prazos organizacionais.

8. Prepare-se para sua mudança de endereço e atualize documentos comerciais

Após assinar o contrato você terá seu novo endereço profissional. Declare a sua mudança de endereço o mais rápido possível à administração francesa, bem como aos seus parceiros, prestadores de serviços e clientes. Antecipar a atualização da informação comercial e jurídica do seu site (avisos legais obrigatórios no espaço europeu). Os seus departamentos de Comunicação e Recursos Humanos assumem então a tarefa de modificar todos os documentos oficiais emanados da marca (cartões de visita de vendedores, brochuras, cartas timbradas, documentos contabilísticos, etc.).

Cabine acústica Hush, com redução de 34 decibéis

9. Faça um inventário dos seus ativos de TI

Você provavelmente designou alguém responsável pela infraestrutura de TI da sua empresa. Fazer um inventário regular de seus ativos de TI permite avaliar o uso real de equipamentos e software de TI. Um inventário permite limpar os equipamentos de TI (licenças não utilizadas, equipamentos não utilizados, etc.).

Antes do dia da mudança, antecipe e faça um inventário preciso. Confie as desconexões e reconexões a profissionais qualificados, por vezes subcontratados pela empresa de mudanças identificada. Antecipe também a rede de internet das futuras instalações: está adaptada às necessidades da empresa? Deve funcionar corretamente: deve garantir a segurança e a confidencialidade de todos os dados transferidos, especialmente os de natureza sensível.