7 dicas para um layout de escritório flexível de sucesso
A flexibilidade é certamente uma das necessidades mais difundidas e declaradas entre os colaboradores de uma empresa.
Esta flexibilidade também pode manifestar-se de diferentes formas: seja pela possibilidade de teletrabalho, seja pela possibilidade de organizar o seu trabalho e o seu dia. A flexibilidade também diz respeito à disposição dos espaços, daí o conceito de flex office ou mesmo flexi-office.
No geral, o flex office consiste em poder escolher onde trabalhar de acordo com suas necessidades, missões e objetivos . Muitas empresas estão embarcando nesta nova abordagem de escritório flexível e você tem razão em também estar interessado nesta nova organização! Para ajudá-lo a implementar o flex office em sua organização, aqui estão todas as nossas dicas para fazer a transição com sucesso e evitar todas as armadilhas possíveis!
1. Domine as reais vantagens e desvantagens do flex office
Se o flex office tem tido tanto sucesso há vários anos, mas ainda mais desde a aplicação massiva do teletrabalho, é porque esta organização apresenta inúmeras
vantagens, tais como:
- Otimização de custos imobiliários
- Criação de links intra-empresa
- Maior criatividade e produtividade
- Mais flexibilidade
- Combate ao sedentarismo entre os colaboradores
Por outro lado, o escritório flexível pode apresentar desvantagens que não devem ser negligenciadas, para melhor antecipar possíveis abusos.
- O zoneamento incorreto pode afetar a produtividade geral
- Para ter sucesso, você deve garantir o cumprimento das regras de boas maneiras
- É necessário apoiar a gestão na gestão à distância
- A redução de espaços pode levar à ocupação excessiva de espaços
2. Entenda como suas equipes trabalham
Ao adotar o escritório flex, a empresa decide romper com o conceito de escritório dedicado. Mas ainda precisa estar alinhado com a cultura da sua empresa e com a forma como suas equipes estão acostumadas a trabalhar. Na verdade, o flex office não é um conceito único e fixo. O objetivo é encontrar a solução que melhor se adapta à sua organização.
O primeiro passo para iniciar a transição é consultar os seus colaboradores para compreender bem as suas necessidades, os seus desejos, mas também os seus possíveis constrangimentos ou receios. A escuta ativa permitirá que você evite muitas armadilhas.
3. Ofereça espaços de trabalho individuais e coletivos
Quem diz escritório flexível, diz fim de cargos atribuídos, diz também bem-vindo às bancadas ou escritórios coletivos . A ideia é poder sentar-se em uma estação de trabalho e estar fisicamente próximo de sua equipe. Trata-se, portanto, de preservar a coerência funcional e prática. Além disso, para facilitar a procura de colaboradores dentro das suas instalações, não se esqueça de identificar as diferentes zonas. Descubra aqui as nossas 6 dicas para montar bem um open space e aí as nossas 4 ideias para reduzir o ruído .
Espaços de trabalho individuais: da caixa fechada à cabine telefônica, incluindo a sala silenciosa
Por outro lado, a implementação do escritório flexível numa empresa não implica necessariamente o fim dos escritórios fechados. Na verdade, tudo depende das necessidades práticas previamente manifestadas pelas suas equipas durante a consulta.
A lógica do escritório flexível deve permitir que os colaboradores possam mudar de local de trabalho de acordo com seus desejos e necessidades para cumprir corretamente suas missões. É portanto importante antecipar o desenvolvimento de espaços onde possam isolar-se, concentrar-se ou mesmo fazer chamadas com total tranquilidade e confidencialidade. Preservar a privacidade no local de trabalho é essencial.
Estes espaços fechados podem ser escritórios fechados, cabines acústicas para uma ou duas pessoas ou uma sala silenciosa onde vários funcionários se podem reunir para trabalhar em silêncio.
4. Crie espaços de reunião informais e colaborativos
Obviamente, o escritório flexível não marca o fim dos espaços formais e fechados para reuniões . Por outro lado, é importante oferecer espaços de reunião informais nas diferentes áreas de trabalho, de forma a oferecer maior espontaneidade e flexibilidade na gestão dos projetos e objetivos de todos. Privilegie móveis modulares, híbridos e que convidem ao dinamismo, como mesas altas com rodízios , etc. Saiba mais sobre layouts de salas de reunião .
Além dos espaços de reunião, não se esqueça de pensar em espaços de formação que possam evoluir de acordo com as necessidades dos formadores e do público a formar. Também podem ser alcovas acústicas , permitindo isolar-se sem se excluir do resto do ambiente.
5. Crie espaços de relaxamento informais e personalizados
Uma das vantagens mais procuradas do flex office é mesmo a possibilidade de criar vínculos entre os colaboradores , muito além da própria equipe. A ideia é poder conhecer novas pessoas, comparar as suas ideias com as dos outros e assim gerar uma criatividade ainda maior! Essas áreas de relaxamento podem consistir em sofás , poltronas , pufes , etc.
É por isso importante garantir que sejam criados espaços de relaxamento informais e, se possível , personalizados , para contrabalançar o lado impessoal imposto pelo flex office.
6. Pense no armazenamento
Como com o flex office não se trata mais de ter escritórios atribuídos, obviamente não é possível aos funcionários armazenar arquivos, relatórios ou mesmo decorar seu posto de trabalho. Se ao mesmo tempo cada vez mais empresas tentam limitar o uso de papel, ainda é adequado oferecer soluções onde documentos, amostras e pertences pessoais possam ser armazenados em locais estratégicos, a fim de limitar o desperdício de viagens desnecessárias durante a jornada de trabalho. .
Então pense em armários de armazenamento , mas também em armários de altura média , por exemplo, perto de escritórios coletivos.
7. Preservar a ergonomia no trabalho
A flexibilidade não deve prejudicar o conforto e a saúde dos funcionários. Se pretende, portanto, adotar um escritório flexível na sua organização, sem deixar de lado o bem-estar das suas equipas, é importante privilegiar um mobiliário que se ajuste às diferentes necessidades e formas corporais dos seus colaboradores.
Portanto, forneça cadeiras de escritório facilmente ajustáveis, como as cadeiras Astra, Alya ou Polo, que oferecerão conforto ideal ao maior número de pessoas possível. Braços de suporte de tela com monitor, suportes para laptop ou até apoios para os pés .
8. Opte por equipamentos tecnológicos de alto desempenho
Muitas vezes, uma organização de escritório flexível integra a noção de teletrabalho nas equipas. Portanto, faz sentido investir em equipamentos que permitam que suas equipes trabalhem e se organizem com facilidade, independentemente da localização dos colaboradores.
Portanto, não hesite em integrar telas móveis interativas em salas de treinamento e reuniões, é claro, mas não só isso! também em espaços mais informais e também no seio do espaço aberto para os chamados encontros espontâneos.
Espaço de reuniões dinâmico, híbrido e espontâneo com painéis acústicos Sonic , a mesa alta Ongo Meet com altura e rodízios ajustáveis ??e seu banco ativo Ongo , o pufe Mush com tablet incluído , o quadro de escrita dupla face em um pufe com rodízios Como , e a tela interativa da Wipple .
